I. A SZABÁLYZAT TÁRGYA

1. § A jelen Szervezeti és Működési Szabályzat (továbbiakban: Szabályzat) azokat a szabályokat tartalmazza, amelyek meghatározzák a Pécsi Egyházmegyei Levéltár (továbbiakban: Levéltár) jogi helyzetét a Pécsi Egyházmegye keretén belül, továbbá szervezeti és működési, valamint szakmai tevékenységét.

II. ALAPVETŐ ADATOK

2. § A Levéltár alapvető adatai:
a) Elnevezés: Pécsi Egyházmegyei Levéltár
b) Székhely: 7621 Pécs, Dóm tér 4.
c) Postacím: 7601 Pécs, Pf. 113
d) Egyéb elérhetőségek:
a. Telefon: +3672513030
b. Fax: +3672513063
c. E-mail: Ez az e-mail cím a spamrobotok elleni védelem alatt áll. Megtekintéséhez engedélyeznie kell a JavaScript használatát.
d. Honlap: http://archivum.pecsiegyhazmegye.hu/

III. A LEVÉLTÁR JOGÁLLÁSA ÉS FELÜGYELETE

3. § A Levéltár az Egyházi Törvénykönyv vonatkozó kánonjai (486-491. k., 535. k. 4. §.) értelmében a Pécsi Egyházmegye egyházmegyei szintű történelmi levéltára, mely a 2015. december 27-én kelt alapító okirat alapján magában foglalja a történelem során külön kialakult Püspöki Levéltárat és Káptalani Levéltárat, valamint a beszállításra került plébániai levéltárakat. Fő feladatai közé tartozik a maradandó értékű történelmi dokumentumok gondos őrzése, módszeres rendezése és kutathatóvá tétele.
4. § A Levéltár a Pécsi Egyházmegye keretében működő szervezeti egység; nem önálló jogi személy.
5. § A Levéltár fenntartója a Pécsi Egyházmegye, és annak törvényes képviselője, az ordinárius. A Levéltárat az ordinárius által megbízott levéltáros irányítja. A Levéltár közvetlen felügyeletét a püspöki irodaigazgató látja el, aki közvetlen felettese a levéltárosnak. A Levéltár egyéb munkatársai a levéltáros felügyelete alá tartoznak.
6. § A vonatkozó világi jogszabályok – az 1995. évi LXVI. törvény (a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről), valamint a 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet (a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről) – értelmében a Levéltár szakmailag önálló intézmény, melynek jogi meghatározása nyilvános magánlevéltár. Az említett jogszabályok világi jogi vonatkozásban rögzítik a Levéltár legfontosabb feladatait és kötelezettségeit.
7. § A Levéltár állami szakfelügyeletét az illetékes minisztérium által megbízott levéltári szakfelügyelő látja el.

IV. A LEVÉLTÁR GYŰJTŐKÖRE ÉS ILLETÉKESSÉGE

8. § A Levéltár illetékes átvenni a Pécsi Egyházmegye központi hivatalainak, a Pécsi Egyházmegye által fenntartott intézményeknek (oktatási, szociális, stb.) irattári anyagát.
9. § A plébániák vezetésével megbízott egyházi személyeken túl a Levéltár az egyedül illetékes és jogosult intézmény a Pécsi Egyházmegye területén fekvő plébániai levéltárak gondozásában, rendezésében vagy szükség esetén azok begyűjtésében. Ugyanakkor ezt a feladatát a Levéltár kizárólag az ordinárius külön írásos rendelkezése, felhatalmazása alapján teheti meg.

V. A LEVÉLTÁR FELADATAI, MŰKÖDÉSE

10. § A Levéltár gondoskodik az illetékességi körébe és gyűjtőkörébe tartozó levéltári anyag védelméről, melynek érdekében:
a) Nyilvántartja a 8-9. §-ban meghatározott, az illetékességi körébe tartozó szerveket és azok irattári/levéltári anyagát.
b) Gyarapodásról minden esetben átadás-átvételi jegyzőkönyv készül, s az e jegyzőkönyvben foglaltaknak megfelelő (alap-, közép-, darab-) szintű az átvett levéltári anyaggal kapcsolatosan a Levéltár felelőssége. A felvett jegyzőkönyv egy eredeti példányban készül, mely a Pécsi Egyházmegye központi iktatásába kerül, s melyről másolatot jogosult kapni az átadó és az átvevő Levéltár.
c) Levéltári anyagot raktári őrzési helyéről kiemelni csak kutatószolgálat, intézményi kölcsönzés, ill. központi hivatali használat céljából, őrcédula használatával szabad. A Levéltárból levéltári anyagot kivinni csak az ordinárius (vagy felhatalmazása alapján a levéltáros) írásos engedélyével, az abban rögzített céllal és feltételekkel lehet.
d) Gondoskodik az őrizetében lévő levéltári anyag nyilvántartásáról, biztonságos őrzéséről, az állományvédelmi és munkavédelmi követelményeknek megfelelő, szakszerű kezeléséről és tárolásáról. Biztosítja a kutatóterem és raktárak rendszeres takarítását, valamint törekszik a megfelelő hőmérséklet, relatív páratartalom és fényvédelem kialakítására.
11. § A Levéltár gondoskodik az őrizetében lévő levéltári anyag használhatóságáról. Ennek érdekében:
a) Rendszerezi, rendezi, és segédletekkel látja el a levéltári anyagokat, s a munka során figyelembe veszi a hatályos egyházi és állami jogszabályokban megfogalmazott szakmai követelményeket.
b) Segédletei alapján tájékoztatást nyújt a kutatóknak az őrizetében lévő levéltári anyagról.
c) Az állami előírásoknak, valamint a Kutatási Szabályzatban és a Kutatóterem Használatának Rendjében foglaltaknak megfelelően kutatószolgálatot biztosít és biztosítja a kutatás feltételeit az őrzött iratanyagban.
d) Kutató személy vagy intézmény kérésére –díjszabás ellenében – fénymásolatokat, digitális másolatokat készít, és hiteles másolatokat ad ki a Levéltárban őrzött dokumentumokról, valamint alkalmanként kutatási megbízásokat is teljesíthet. A másolatok készítése során a levéltári anyag fizikai állapota nem károsodhat, a másolási technológiát ennek megfelelően kell kiválasztani, illetve alkalmazni.
e) Szakkönyvtárat tart fenn, és gyarapítja annak állományát. A Levéltár szakkönyvtárából könyvet kölcsönözni nem lehet, csak a helyszínen használhatók kutatási céllal.
f) Törekszik jó szakmai kapcsolatokat kialakítására és fenntartására hazai és külföldi, egyházi és világi levéltárakkal egyaránt, valamint levéltáros szervezetekkel és egyesületekkel. (Magyar Levéltárosok Egyesülete, Magyarországi Egyházi Levéltárosok Egyesülete, stb.)
g) Részt vesz az őrizetében lévő levéltári anyag kutatásában, történettudományi feldolgozásában, az eredmények publikálásában, s az ezzel kapcsolatos kiadványok megjelentetésében. Levéltári segédleteket kizárólag a Levéltár publikálhat.

VI. A LEVÉLTÁROS ÉS FELADATAI

12. § A Levéltár élén az ordinárius által kinevezett levéltáros áll, aki egy személyben felelős a Levéltár rendeltetésszerű működéséért. Feladatait munkaszerződése és munkaköri leírása, valamint a jelen Szabályzat tartalmazza.
13. § A levéltáros feladata különösen:
a) Felelősen és lelkiismeretesen irányítani a Levéltárat.
b) A Levéltár működéséről:
a. Minden évben a megadott határidőre továbbítani az arra illetékes egyházi (Országos Katolikus Gyűjteményi Központ) és állami szervek (Emberi Erőforrások Minisztériuma, Magyar Nemzeti Levéltár) felé az egyházi, illetve állami jogszabályban előírt adatokat, statisztikákat.
b. Minden év január 31-ig részletes szakmai beszámolót (végrehajtott feladatok és tervek) készíteni a fenntartónak.
c) Figyelemmel követni, betartani és betartatni az egyházi levéltárak tevékenységével kapcsolatos állami és egyházi jogszabályokat, azok változásait, s gondoskodni róla, hogy azok tartalmát az érintettek megismerhessék.
d) Biztosítani a Levéltár mindennapi ügyintézésének rendjét.
e) Szakmai, tudományos, kulturális – egyházi és világi – fórumokon képviselni a Levéltárat és a fenntartó Pécsi Egyházmegyét, valamint gondoskodni a Levéltár szakmai és tudományos kapcsolatainak ápolásáról.

VII. BÉLYEGZŐ HASZNÁLATA

14. § A Levéltár bélyegző használatára jogosult a Pécsi Egyházmegye bélyegző-használati szabályzatának megfelelően. A Levéltár által kiállított minden irat csak a levéltáros aláírásával és a Levéltár pecsétjével együttesen érvényes és hivatalos. A Levéltár hivatalos iratokon használt pecsétje körbélyegző, melynek közepében Szent Péter és Szent Pál apostolfejedelmek képe látható, körfelirata pedig: PÉCSI EGYHÁZMEGYEI LEVÉLTÁR.

15. § A Levéltár a borítékokon intézményi hosszú bélyegző használatára jogosult, melynek felirata:

PÉCSI EGYHÁZMEGYEI LEVÉLTÁR
H–7601 Pécs, Pf. 113.
Tel. 72/513-030.

VIII. GYAKORLATI TUDNIVALÓK

16. § Levéltári kutatásra kizárólag a Levéltár kutatótermében van mód.
17. § A Levéltár kutatótermének nyitva tartási rendjét a Kutatási Szabályzat tartalmazza.
18. § A kutatási szándékot jelezni lehet elektronikus levélben, postai úton vagy telefonon. Kutatásra csak a levéltárossal előre egyeztetett időpontban van lehetőség.
19. § A kutatással kapcsolatos részletes tudnivalókról a Kutatási Szabályzat és a Kutatóterem Használatának Rendje tájékoztat.

IX. VEGYES RENDELKEZÉSEK

20. § A Levéltár itt megalkotott Szabályzatával az 500/2008. sz. alatt jóváhagyott Szervezeti és Működési Szabályzatot ezennel hatályon kívül helyezem.

Pécs, 2015. december 27.

Dr. Udvardy György
pécsi megyéspüspök